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회사에서 업무 처리를 위해 필요한 경비를 지출한 후, 경비지출보고서를 작성하는 것은 매우 중요한 절차입니다. 그러나 경비지출보고서 작성 방법을 모르면 회사에서 이 과정을 진행하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 오늘은경비 지출 후 경비지출결의서(보고서)를 작성 방법에 대해 알아보겠습니다.
경비지출결의서(보고서)란?
경비지출결의서란, 쉽게 말해 경비 지출에 대하여 기록/작성하는 문서라고 할 수 있습니다. 경비란 기업이나 정부에서 각 기능 수행에 대하여 소요되는 비용을 말합니다.
경비지출보고서는 해당 경비의 지출 내용을 작성하는 문서이며, 성명, 직위/부서명, 목적, 제출 일자, 항목 등의 내용으로 구성되어 있습니다. 각 항목별 내용은 작성자에 따라 추가 및 수정하여 작성하도록 해야 하며, 작성 내용의 경우 명확하고 간결하게 작성하여 보는 이가 보다 쉽게 내용을 파악할 수 있도록 해야 합니다.
지출결의서 작성방법
회사에 기본 경비지출결의서 양식이 있는 경우, 해당 양식을 활용하는 것이 가장 좋습니다. 만약 회사에 지정된 양식이 없다면, 무료 양식을 이용해 작성하는 것도 괜찮습니다.
<지출결의서 무료 양식>
1. 경비 지출 후
경비 지출 후 반드시 영수증을 보관합니다. 영수증에는 사용 날짜, 사용처, 금액, 상세 내역이 명확히 기재되어 있어야 합니다. 지출 전에 사전 승인을 받은 경우, 해당 승인 문서도 함께 보관합니다.
2. 경비 지출 내역 기록
사용 날짜, 사용처, 사용 목적, 지출 금액 등을 상세히 기록합니다. 사용 목적 명확히 기재: 지출 발생 목적을 구체적으로 작성합니다. 예를 들어, '고객 미팅', '사무용품 구입' 등 구체적으로 기재합니다.
3. 경비지출보고서 작성
회사에서 제공하는 경비지출보고서 양식을 사용합니다. 예스폼과 같은 양식 제공 사이트를 참고할 수도 있습니다.
· 기본 정보 기입: 작성자의 이름, 부서, 작성 날짜 등 기본 정보를 기입합니다.
· 세부 항목 작성: 각 지출 항목에 대해 날짜, 사용처, 사용 목적, 금액 등을 항목별로 작성합니다.
4. 영수증 첨부 및 제출
경비지출보고서에 해당 영수증을 첨부합니다. 디지털 영수증의 경우, 스캔하여 첨부할 수 있습니다. 작성된 경비지출보고서를 상급자에게 제출하여 승인을 받습니다. 상급자는 보고서의 적정성을 검토하고 승인합니다.
5. 회계 부서 제출
상급자의 승인을 받은 경비지출보고서를 회계 부서에 제출합니다. 회계 부서는 제출된 보고서를 기반으로 회계 처리를 진행합니다. 필요한 경우, 추가 확인을 요청할 수 있습니다.
지금까지 경비 사용 후 지출결의서 작성방법에 대해 알아보았습니다. 경비지출보고서는 회사 경비를 체계적으로 관리하고 투명한 회계 처리를 위해 필수적입니다.